Uraian Tugas Pejabat Mutu Pada Fakultas dan Program Studi
Gugus Mutu adalah Sistem Penjaminan Mutu Internal pada tingkat Fakultas dan Kampus PSDKU. Gugus Mutu dipimpin oleh seorang koordinator dan beranggotakan seluruh Pejabat Mutu Program Studi yang ada di bawah pengelolaan Fakultas/Kampus PSDKU tersebut dan Pejabat Mutu lainnya yang ditunjuk sesuai Surat Keputusan Rektor ini. Gugus Mutu dalam melaksanakan tugasnya berkoordinasi dengan LP2MP.
Bila Koordinator Gugus Mutu dan Pejabat Mutu adalah dosen maka tugas sebagai Pejabat Mutu dan dalam Gugus Mutu diperhitungkan dalam beban kerja dosen sebesar 1 SKS atau setara dengan 170 menit/minggu.
Berikut adalah uraian tugas dari Pejabat Mutu:
- Memastikan pelaksanaan siklus PPEPP di tingkat program studi.
- Membantu Ketua Program Studi dalam mempersiapkan akreditasi prodi dan melakukan evaluasi diri.
- Melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan tinggi di tingkat program studi dalam tridharma (pembelajaran, penelitian dan PkM).
- Melaksanakan monitoring terhadap tindak lanjut dan rekomendasi dari hasil audit mutu internal di tingkat program studi.
- Menyampaikan laporan pelaksanaan monitoring kepada Gugus Mutu.
- Melakukan koordinasi dengan Gugus Mutu dan LP2MP untuk pembuatan, pemutakhiran dan pendokumentasian perangkat operasional standar yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu di tingkat program studi.
Hal-hal yang perlu dimonitoring minimal meliputi:
- Pendidikan
- Keberadaan dan kelayakan isi RPS (layak dalam arti ditulis dalam format yang benar dan lengkap serta ditandatangani oleh pihak terkait).
- Pelaksanaan perkuliahan yaitu kesesuaian jadwal perkuliahan dengan apa yang tercantum dalam RPS termasuk kesesuaian isi perkuliahan dengan RPS termasuk ketepatan kehadiran dosen sesuai jadwal.
- Kesesuaian soal-soal ujian dengan RPS.
- Penelitian
- Keberadaan proposal penelitian
- Keberadaan laporan penelitian
- Kesesuaian luaran dengan apa yang dijanjikan dalam proposal
- PkM
- Keberadaan proposal
- Keberadaan laporan penelitian
- Kesesuaian luaran dengan apa yang dijanjikan dalam proposal
Hasil monitoring ditunjukkan dengan dokumen yang terkait sehingga Gugus Mutu dan Pejabat Mutu bisa menjamin terjadinya tertib administrasi untuk bisa mencapai perbaikan berkelanjutan sebagai upaya tercapainya budaya mutu.
Uraian Tugas Pejabat Mutu Pada Unit Pendukung
Pejabat Mutu Unit Pendukung adalah sistem penjaminan mutu internal pada tingkat Unit Pendukung. Pejabat Mutu adalah karyawan struktural di unit dan dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah koordinasi LP2MP. Beban kerja dari seorang Pejabat Mutu Unit Pendukung adalah sebesar 3 (tiga) jam/minggu.
Berikut adalah uraian tugas dari Pejabat Mutu Unit Pendukung:
- Mensosialisasikan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) kepada karyawan di tingkat Unit.
- Memonitoring dan memastikan pelaksanaan siklus PPEPP di tingkat Unit.
- Membantu Pimpinan Unit dalam mempersiapkan audit internal dan melakukan evaluasi diri.
- Melaksanakan monitoring terhadap tindak lanjut dan rekomendasi dari hasil audit internal.
- Menyampaikan laporan pelaksanaan monitoring dan analisa hasil monitoring kepada Pimpinan Unit dan LP2MP.
- Melakukan koordinasi dengan LP2MP untuk pembuatan, pemutakhiran dan pendokumentasian perangkat operasional standar yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu di tingkat unit.
Hal-hal yang perlu dimonitoring minimal meliputi:
- Dokumen Mutu
- Ketersediaan, ketercukupan dan kemutakhiran Dokumen Mutu.
- Pelaksanaan Siklus PPEPP
- Pelaksanaan siklus PPEPP yaitu kesesuaian aktivitas/kegiatan dengan prosedur yang tercantum dalam dokumen mutu termasuk kesesuaian penggunaan formulir/template.
- Kesesuaian luaran dengan apa yang dijanjikan dalam dokumen mutu.
- Dokumentasi Bukti Pendukung
- Memastikan ketersediaan bukti pendukung pelaksanaan SPMI baik hardcopy maupun softcopy.
Hasil monitoring ditunjukkan dengan dokumen yang terkait sehingga Pejabat Mutu bisa menjamin terjadinya tertib administrasi untuk bisa mencapai perbaikan berkelanjutan sebagai upaya tercapainya budaya mutu.